Quién entra, qué puede hacer y hasta dónde llega.

1 · Qué puede el administrador (y qué no)

Conviene tener claros los dos papeles antes de empezar, porque la mitad de las dudas son de alguien buscando un botón que no le toca a él.

Dejar que alguien comparta desde su carpeta personal

1. En Administración → Usuarios, edite a esa persona y marque Puede compartir carpetas de su carpeta personal. Viene sin marcar.
2. Esa persona, en su Carpeta personal, hace clic derecho sobre una carpeta → Compartir con… y marca con las mismas casillas que usted qué podrá hacer cada quien, «Compartir archivos fuera» incluida. Se comparte con personas, no con grupos: los grupos los arma usted y quien comparte no sabe quién está dentro.
3. En Carpetas y permisos verá la tarjeta Compartido desde carpetas personales: qué carpeta comparte cada persona y con quién. Solo los nombres; lo de dentro lo ve quien fue incluido.

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2 · Crear la carpeta compartida

1. Abra Administración —el icono del escudo de la barra de arriba, a la izquierda del engrane; solo lo ve usted— y entre en Carpetas y permisos.
2. Arriba, en Nueva carpeta compartida, escriba el nombre. Póngale el nombre del trabajo, no el del departamento: «Contratos 2026» envejece mejor que «Legal».
3. La cuota es opcional y va en gigabytes. Déjela vacía y la carpeta no tendrá límite propio: gastará del espacio de la empresa.
4. Elija el grupo que tendrá acceso desde el primer día, o déjelo en — sin acceso inicial — si prefiere repartir después.
5. Pulse Crear. La carpeta aparece en la lista de abajo, y desde ahí se entra a sus Permisos.

El atajo, sin salir de Archivos

Si ya está en Archivos, no hace falta ir hasta Administración: en Inicio pulse Agregar → Nueva carpeta compartida, escriba el nombre, elija el Acceso inicial y acepte. Es exactamente la misma carpeta, con las mismas reglas; la cuota, si la quiere, se pone después en Administración. Esa opción solo la ven los administradores.

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3 · Grupos antes que personas

Se puede dar acceso a una persona suelta, y a veces es lo correcto. Pero casi siempre es mejor un grupo, por una razón muy práctica: cuando entre alguien nuevo, lo mete al grupo y hereda todo lo que ese grupo tenga en toda la empresa. Sin grupos, cada alta se convierte en un recorrido por todas las carpetas a ver cuál se le olvidó.

1. En Administración → Grupos, cree el grupo con el nombre del trabajo que hace esa gente: «Compras», «Obra Altamira», «Dirección».
2. Añádale personas con Agregar. Una persona puede estar en varios grupos.
3. Los permisos se suman. Si alguien está en dos grupos y uno le da lectura y el otro escritura, tendrá las dos cosas. Nunca se restan.

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4 · Dar acceso: marque lo que esa persona podrá hacer

Abra la carpeta en Carpetas y permisos y pulse Permisos. Verá quién tiene acceso hoy, con qué nivel y de dónde le viene.

1. Para añadir a alguien: abajo elija Usuario / Grupo, elija a quién y pulse Conceder.
2. Para cambiar a alguien que ya está: pulse Ajustar en su renglón.
3. En cualquiera de los dos casos se abre Qué podrá hacer aquí, y ahí marca lo que esa persona podrá hacer. Cada casilla es una cosa concreta.
4. Pulse Guardar permisos.

• ✓ Ver y bajar a su dispositivo — es la base. Sin ella no puede nada, y al quitarla se apagan las demás.
• ✓ Dejar archivos (subir o crear nuevos).
• ✓ Modificar archivos (incluye renombrarlos).
• ✓ Borrar archivos.
• Organizar carpetas (crear, renombrar y borrar) — se refiere a las carpetas, no a los archivos de dentro.
• Compartir archivos fuera — va separada por una línea porque es la única que saca los archivos de la empresa.

Así, marcado, el ejemplo de arriba deja trabajar con los archivos con toda libertad pero sin reorganizar el árbol de carpetas. Debajo de las casillas, la línea Esto equivale a: le dice cómo se llama la combinación que lleva marcada —esa sería «Archivos (sin tocar carpetas)»— para que pueda hablar de ella con un nombre:

Cualquier otra combinación es válida y aparece como «Personalizado». No tiene nada de malo: solo es que no tiene nombre corto.

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5 · Casos típicos y qué marcar

Cuatro situaciones que aparecen en casi todas las empresas.

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6 · Herencia y subcarpetas

Los permisos bajan solos a las subcarpetas y a los archivos. Una concesión heredada aparece en la lista marcada con la carpeta de la que viene, y para cambiarla hay que definirla en esa subcarpeta.

1. Para dar más abajo: entre a la subcarpeta desde la lista de Subcarpetas / archivos y conceda ahí. Lo que se da en una subcarpeta se suma a lo que ya se heredaba.
2. Para dar menos abajo: no basta con quitar la concesión —la herencia vuelve a aplicar—. Lo que corta la herencia es la casilla Esta carpeta hereda permisos de la superior, arriba de la lista. Al quitarla, esa subcarpeta deja de recibir nada de arriba y solo vale lo que usted conceda dentro.
3. Ojo: esa casilla corta la herencia para todos, no para una persona. Si la quita, acuérdese de volver a conceder a quien sí deba seguir entrando — usted incluido, si no es administrador de la empresa.

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7 · Que los archivos no salgan de la empresa

La casilla «Compartir archivos fuera» está separada de las demás por una línea a propósito: no es más poder sobre los archivos, es que los archivos puedan salir. Alguien con solo lectura puede necesitarlo, y alguien que edita a diario puede tenerlo prohibido.

Cubre las tres salidas que tiene MexCloud, y las cubre todas:

1. El enlace público, ese que se manda a un cliente para que baje un archivo sin tener cuenta.
2. Enviar por correo desde la aplicación, ya sea como adjunto o como enlace, y adjuntar desde la nube al redactar.
3. Enviar por Mensajes. Parece de puertas adentro, pero a una conversación se puede invitar a alguien de fuera, sin cuenta, y esos invitados abren los archivos de los mensajes que ven.

Sin ese permiso, esos botones sencillamente no le aparecen a la persona.

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8 · Impedir que alguien monte la nube en su computadora

MexCloud se puede montar como unidad de red: la carpeta aparece en el explorador de Windows o de Linux como una unidad más, y también la pueden sincronizar programas como el cliente de Nextcloud. Es cómodo, y a veces no es lo que usted quiere.

La razón para quitarlo no es la misma que para quitar «compartir fuera». Un montaje deja una copia continua y automática de una carpeta entera en un equipo que la empresa no controla: un portátil personal, uno que se pierde, uno que se va con quien lo llevaba. Bajar un archivo suelto desde la web es otra cosa.

1. Vaya a Administración → Usuarios y pulse Editar en la persona.
2. Quite la casilla Puede montar la nube como unidad de red. Viene marcada en todas las cuentas.
3. Guarde. En la lista de usuarios, quien no la tiene aparece marcado con sin unidad de red.

Con eso quedan cerrados de una vez la unidad de red de Windows y Linux, el cliente de Nextcloud y cualquier programa de sincronización. Y no le quita nada más: esa persona sigue con la aplicación completa, el teléfono, la edición de documentos en línea y el correo.

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9 · Carpetas seguras: la palanca fuerte

Cuando de verdad hace falta que algo no se mueva de ahí, la herramienta es marcar la carpeta como segura. Se hace desde el gestor de archivos, seleccionando la carpeta y usando Marcar como segura, y para hacerlo hay que estar en una sesión con verificación en dos pasos.

1. Para entrar a una carpeta segura hace falta una sesión con segundo factor (2FA). Sin él, no se abre.
2. En una unidad de red ni siquiera aparece, salvo que se haya montado con una contraseña de aplicación creada desde una sesión con 2FA.
3. Lo que se descarga de una carpeta segura queda asentado en la bitácora: quién, cuándo y desde dónde.
4. Y lo que está dentro no se manda por Mensajes, ni se adjunta desde el webmail.

Se hereda hacia abajo: todo lo que viva dentro de una carpeta segura queda protegido, aunque a alguien se le haya dado permiso directo sobre una subcarpeta.

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10 · Dudas y errores frecuentes

«Le quité el acceso y sigue entrando»

Casi siempre es herencia: lo tiene concedido más arriba, o le llega por un grupo. Mire la columna Origen de la lista de permisos — ahí dice de qué carpeta le viene. Quitar la concesión de aquí no sirve de nada si la hereda de allá.

«No puede borrar carpetas, pero sí archivos»

Son dos casillas distintas y son independientes a propósito. «Borrar archivos» habla de los archivos; «Organizar carpetas» habla de las carpetas. Se puede dar una sin la otra en cualquier combinación. Borrar una carpeta manda su contenido a la Papelera, de donde se puede restaurar.

«Dice que no tiene espacio y la empresa tiene de sobra»

Revise la cuota de la carpeta. Una carpeta compartida puede tener límite propio, y cuando se llena no importa cuánto le quede a la empresa. Déjela vacía si no quiere límite.

«Le di control total y aun así no puede reorganizar»

Compruebe que está mirando la carpeta correcta. Si la concesión está en una subcarpeta cuyo padre tiene la herencia cortada, o si a alguien le pusieron «Sin acceso» más abajo, el efecto no es el que parece. La columna Origen es siempre la primera pista.

«¿Puedo ver qué archivos tiene alguien en su carpeta personal?»

No. Ni usted ni nadie. Es una regla del sistema, no una opción de la pantalla. La única excepción la decide esa persona: si comparte una carpeta con usted, verá esa carpeta y nada más. Lo que sí puede ver es qué carpetas comparte cada quien y con quién, en Compartido desde carpetas personales.

¿Dónde hay más detalle?

Dentro de la aplicación, el botón de ayuda —abajo a la derecha, siempre visible— responde en español preguntas concretas sobre la pantalla en la que está. Y detrás está nuestro soporte: contesta gente que construye y opera el sistema, no un centro de llamadas.

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